Privacybeleid
Onze privacy- en cookieverklaring
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken, doen wij dit in overeenstemming met de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:
- Onze doeleinden duidelijk vastleggen in deze privacy- en cookieverklaring voordat wij uw persoonsgegevens verwerken.
- Zo weinig mogelijk persoonsgegevens bewaren en alleen die gegevens bewaren die nodig zijn voor onze doeleinden.
- Expliciet om toestemming vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens, indien toestemming vereist is.
- De nodige veiligheidsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
- Uw rechten respecteren, zoals het recht op toegang, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die door ons zijn verwerkt.
Wilkens B.V. en haar dochterondernemingen en filialen (gezamenlijk Wilkens B.V.’ ‘onze’, ‘wij’ of ‘ons’) zijn verplicht uw privacy te respecteren. Dit Privacybeleid beschrijft hoe wij informatie verzamelen, gebruiken, verstrekken, opslaan en op andere wijze verwerken wanneer u van onze website en andere online producten en diensten gebruikmaakt.
Wij raden u aan deze Privacyverklaring te lezen zodat u een goed begrip krijgt van onze verbintenis aan u en uw privacy, en van de wijze waarop u deel kunt uitmaken van die verbintenis.
Wij hebben deze privacy- en cookieverklaring opgesteld om duidelijk te maken dat wij uw privacy zeer serieus nemen. Om deze reden worden de door ons verzamelde persoonsgegevens met zorg verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Doeleinden van gegevensverwerking
In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij u uit wat wij bij Wilkens B.V. doen met de informatie die wij over u krijgen. Door onze diensten te gebruiken of onze website te bezoeken verkrijgen wij verschillende soorten persoonsgegevens van u.
Voor elk doeleinde wordt hieronder uitgelegd welke gegevens wij van u verkrijgen, voor welk doel wij deze gegevens verwerken en hoe lang wij ze opslaan. Als u vragen hebt of exact wilt weten wat wij van u bewaren, kunt u contact met ons opnemen via de aan het einde van dit privacybeleid vermelde contactgegevens.
Toestemming
Wilkens B.V. verzamelt persoonsgegevens over u in verband met onze vele diensten. Wanneer u werkt met of gebruikmaakt van Wilkens B.V., kan u gevraagd worden om een account aan te maken waarin mogelijk persoonsgegevens zoals uw naam, uw postadres, uw e-mailadres of uw kredietkaartinformatie worden opgenomen. Bovendien verstrekt u waarschijnlijk persoonsgegevens aan ons wanneer
- U met Wilkens B.V. communiceert via de telefoon, chats, e-mails, webformulieren, en andere vormen van communicatie.
- U zich abonneert op marketingmateriaal van Wilkens B.V.,
- U informatie van deze website downloadt,
- U solliciteert naar een baan, of
- U gebruikmaakt van de diensten van Wilkens B.V..
Door uw persoonsgegevens aan Wilkens B.V. te verstrekken op de in dit privacybeleid beschreven manieren, verklaart u daarmee dat u gemachtigd bent om die informatie te verstrekken en aanvaardt u dit privacybeleid en elke andere aanvullende privacyverklaring die voor u relevant kan zijn. Als u niet met onze procedure akkoord gaat, registreer u dan niet, abonneer u niet, maak geen account aan, of maak op geen enkele andere wijze gebruik van onze diensten, de website of applicaties voor mobiele apparaten van Wilkens B.V..
Contact
Wij bieden verscheidene mogelijkheden aan om contact met ons op te nemen. U kunt telefonisch contact met ons opnemen, via e-mail of via het contactformulier.
Hiervoor verwerken wij volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- (Zakelijk) e-mailadres
- (Zakelijk) telefoonnummer
- Alle informatie die u zelf verstrekt als inhoud van een bericht.
Wij gebruiken deze informatie om uw verzoek te verwerken en op een correcte manier contact met u op te nemen. Wij houden deze informatie bij om onze service voor toekomstige klanten te verbeteren. De informatie kan worden verwijderd als u een verzoek daartoe stuurt naar privacy@wilkens.nl.
Sollicitaties
Hebt u op een van onze vacatures gereageerd of hebt u spontaan gesolliciteerd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie te kunnen verwerken.
Hiervoor verwerken wij volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Curriculum vitae
- Motivatiebrief
- Salarisindicatie
- Getuigschriften
- Andere informatie die u bij uw sollicitatie hebt verstuurd.
Wij gebruiken deze informatie met het oog op het eventueel afsluiten van een arbeidsovereenkomst.
Als u aan het einde van de sollicitatieprocedure niet bij Wilkens B.V. wordt aangenomen, slaan wij uw sollicitatiegegevens niet langer dan tot 4 weken na het einde van de procedure op. Op die manier kunnen wij nog steeds contact met u opnemen als de geselecteerde kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt. Als wij u momenteel geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij, mits u daartoe toestemming geeft, uw sollicitatiegegevens tot maximaal één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure bewaren. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door ons een e-mail te sturen. Als u voor ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in een persoonlijk dossier.
Een screening op sociale media en internet maakt deel uit van de procedure. Wij kunnen de gevonden informatie tijdens het sollicitatieproces gebruiken voor verdere beoordeling. De uitvoering van de screening is noodzakelijk om te garanderen dat ons imago behouden blijft wanneer wij nieuwe medewerkers aanwerven. Wij hebben hier een gerechtvaardigd belang bij. Wij zoeken uw naam op in Google en zoeken naar profielen op verscheidene sociale media. Dit doen wij uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij vragen u niet om ons toegang te geven tot een beveiligde sociale mediapagina of om een connectie met ons te maken. Wij zullen onze bevindingen uiteraard altijd met u bespreken. Wij weigeren niemand op basis van de resultaten uit de screening. Als u bezwaar hebt tegen de screening, kunt u dit via e-mail aangeven op het moment dat u solliciteert.
Als wij in verband met uw sollicitatie ondersteuning nodig hebben van externe HR-consultants, kunnen wij uw gegevens naar hen doorsturen. Het is ook mogelijk dat wij uw sollicitatie doorsturen naar andere verbonden ondernemingen van Wilkens B.V., als uw sollicitatie voor hen relevant is.
Informatie downloaden
Op het moment dat u een presentatie van deze website downloadt, verwerken wij uw persoonsgegevens om uw download te kunnen behandelen.
Hiervoor verwerken wij volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
Wij gebruiken deze informatie om ons publiek beter te begrijpen en de informatie die wij u bieden te verbeteren. Daarnaast kunnen wij, mits u daartoe toestemming geeft, deze informatie gebruiken voor marketingdoeleinden.
Gebruik van onze diensten
Wanneer u werkt met of gebruikmaakt van Wilkens B.V., kan u gevraagd worden om een account aan te maken. Dit account bewaart mogelijk persoonsgegevens zoals uw naam, uw postadres, uw e-mailadres of uw creditcardgegevens. Wij verzamelen deze informatie om een vlotte werking van onze diensten te garanderen en u correct te factureren voor kosten die mogelijk van toepassing zijn. Wij bewaren deze informatie zo lang als wettelijk vereist is, of zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor de informatie was verzameld.
Anonimisering
Wij kunnen de persoonsgegevens die wij via de website verkrijgen, anonimiseren. Dit betekent dat de oorspronkelijk door ons verkregen persoonsgegevens dan zodanig zijn geanonimiseerd dat de betrokkene aan de hand van deze gegevens niet meer kan worden geïdentificeerd. De gegevens zijn dus geen persoonsgegevens meer en bijgevolg zijn er geen privacyrisico’s aan verbonden.
Wij hebben er een gerechtvaardigd belang bij om gegevens te anonimiseren. Aan de hand van deze geanonimiseerde gegevens kunnen wij statistisch onderzoek doen en onze website verbeteren.
Veiligheid
Wij nemen gepaste veiligheidsmaatregelen om misbruik en onbevoegde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat alleen noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens is beschermd en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig worden gecontroleerd. Wij nemen onder andere de volgende veiligheidsmaatregelen:
- Logische toegangsbeveiligingen op onze laptops en systemen, waar mogelijk met behulp van wachtwoorden en MFA;
- fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangschips en camerabeveiliging in onze kantoren;
- encryptie van digitale bestanden;
- organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging;
- veiligheid van netwerkverbindingen via Transport Layer Security (TLS)-technologie;
- doelgerichte toegangsbeperkingen en gegevensopslag binnen de EU.
Wij werken zoveel mogelijk digitaal: oude papieren gaan door de papierversnipperaar en digitale documenten worden beveiligd.
Dataretentie
Wilkens B.V. bewaart uw informatie voor zakelijke doeleinden, zolang uw account actief is en/of zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is om u van onze producten en diensten te voorzien. Wilkens B.V. bewaart uw informatie ook zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is om onze wettelijke verplichtingen na te komen, geschillen op te lossen, onze diensten te verbeteren en/of onze overeenkomsten af te dwingen. Wij kunnen ook cache- of gearchiveerde kopieën van uw informatie gedurende een redelijke periode bewaren. Helaas is geen enkel systeem of geen enkele online informatieoverdracht volledig veilig. Wij kunnen de veiligheid van de informatieoverdracht naar onze diensten niet garanderen. Wilkens B.V. zal gebruikers op de hoogte brengen van een datalek als Wilkens B.V. dit redelijkerwijs noodzakelijk acht in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Een informatieoverdracht is altijd op eigen risico en Wilkens B.V. verwacht dat u gepaste veiligheidsmaatregelen neemt om uw informatie te beschermen.
Uw AVG-rechten
U beschikt over de volgende rechten:
- Recht op toegang: u hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien.
- Recht op rectificatie: u hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken aan te passen of aan te vullen als deze incorrect of onvolledig zouden zijn.
- Recht op intrekking van uw toestemming: u kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.
- Recht op verzet: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u hebt het recht om uw persoonsgegevens die wij over u verwerken te laten overdragen aan een derde partij, als dit technisch mogelijk is.
- Recht op beperking van verwerking: in sommige gevallen, kunt u verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt (tijdelijk of anderszins), wat betekent dat wij minder persoonsgegevens van u verwerken.
Als u een van deze rechten wenst uit te oefenen, vragen wij om uzelf te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens van u om te garanderen dat u de persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.
In principe geven wij binnen een maand gevolg aan uw verzoek. Deze periode kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de betreffende privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze periode verlengen, zullen wij u binnen de eerste maand hiervan op de hoogte brengen.
Als u een van onze rechten wilt uitoefenen, kunt u dit kenbaar maken door contact met ons op te nemen via de aan het einde van deze privacy- en cookieverklaring vermelde contactgegevens.
Reactie op datalekken
De veiligheid van alle informatie is voor Wilkens B.V. van het grootste belang. Wilkens B.V. gebruikt technische en fysieke beveiligingen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde openbaarmaking. Wij gebruiken uitgebreide veiligheidsmaatregelen om alle informatie te bewaken. Wij stellen ook alles in het werk om ervoor te zorgen dat alleen noodzakelijke personen en derden toegang hebben tot de persoonlijke informatie. Dergelijke veiligheidsmaatregelen kunnen echter niet alle verlies, misbruik of wijziging van persoonlijke informatie voorkomen en wij zijn, voor zover wettelijk toegestaan, niet verantwoordelijk voor enige schade of aansprakelijkheid met betrekking tot dergelijke incidenten. In geval van een inbreuk op persoonsgegevens zullen wij u op de hoogte brengen van elk verlies, misbruik of wijziging van persoonlijke informatie die u mogelijk treft.
Algemene verwerking en gebruik van cookies
Op onze website gebruiken wij cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestanden die automatisch opgeslagen kunnen worden op of gelezen kunnen worden van het apparaat (zoals een pc, een tablet of een smartphone) van de websitebezoeker wanneer deze een website bezoekt. Dit gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:
- functionaliteiten van de website te activeren (technische en functionele cookies);
- het gebruik van de website te analyseren en, op basis daarvan, de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies);
- gepersonaliseerde advertenties te tonen (marketing cookies).
Deze cookies verzamelen de volgende informatie van u:
- IP-adres
- cookie-ID
- applicatie- en klikgedrag
- verwijzende URL
Wanneer u onze website voor de eerste keer bezoekt, tonen wij een melding over cookies. Voor zover wij daartoe verplicht zijn, vragen wij daarmee uw toestemming voor het gebruik van cookies.
Door op ‘Cookie-instellingen’ te klikken krijgt u een overzicht van de cookies die wij gebruiken.
Klachten
Als u vragen hebt, of een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de aan het einde van deze privacy- en cookieverklaring vermelde contactgegevens. Wij behandelen elke vraag en klacht intern en bespreken dit verder met u. Als u van mening bent dat wij u niet op de juiste manier helpen, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.
Wijzigingen aan deze privacy- en cookieverklaring
Wilkens B.V. heeft het recht om wijzigingen aan deze privacy- en cookieverklaring aan te brengen. De wijzigingen worden op onze website gepubliceerd. Raadpleeg daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.
Contact
Vertaalbureau Wilkens
Schipholweg 67
2316 ZL, Leiden
Postbus 611
2300 AP, Leiden
Tel: +31 (0)71 581 12 11
e-mail: info@wilkens.nl
