Kwaliteit en Technologie
Kwaliteit staat hoog in het vaandel van Vertaalbureau Wilkens. We vertellen u graag meer over de procedures die wij in acht nemen om de kwaliteit van onze dienstverlening te waarborgen en hoe wij omgaan met uw data en gegevens.
Werkwijze
Na 35 jaar weten we welke vertalers het beste passen bij ons én bij onze klanten. Vaak zijn dit academisch geschoolde, gespecialiseerde vertalers en schrijvers met werkervaring in specifieke vakgebieden. Zij kennen niet alleen de talen van uw vertaling, maar ook die van uw sector. Dit zorgt ervoor dat wij de aansturing van onze vertalers ook efficiënter in kunnen richten. Dit scheelt niet alleen tijd, maar ook geld.
Ook onze medewerkers worden zorgvuldig begeleid en gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen door middel van onze Academy, waardoor nieuwe inzichten gecombineerd kunnen worden met onze decennialange ervaring. Daarnaast zijn we onderdeel van een netwerk van organisaties met expertises binnen ons werkveld. Hierdoor kunnen we uitgaan van diepgaande expertise op het gebied van tolken, opleidingen en technisch schrijven. Zo leren wij ook van alle processen in dit gedeelte van het communicatievak. Daar plukt u ook de vruchten van.
In onze samenwerking met u als klant gaan we óók net een stap verder. U heeft altijd een vaste, deskundige contactpersoon die niet alleen uw vragen beantwoordt, maar ook zelf de juiste vragen stelt. Wat uw sector, talencombinatie of opdracht ook is: Wilkens helpt u, hoe dan ook. Daarnaast is afspraak bij ons altijd afspraak. U ontvangt uw vertaling binnen de afgesproken levertijd.
Data- en gegevensbescherming
We werken al jaren met zeer vertrouwelijke gegevens voor duizenden klanten in binnen- en buitenland. De bescherming van uw data, gegevens en privacy zijn dan ook belangrijke pijlers in ons kwaliteitsmanagement.
Wanneer u bestanden upload via ons offerteformulier, worden deze altijd via een beveiligde SSL-netwerkverbinding verstuurd. Uw bestanden en gegevens worden hierdoor altijd versleuteld verzonden.
Onze gehele IT-infrastructuur, inclusief ons CRM-systeem en onze e-mailserver, is beveiligd en zodanig opgesteld dat we via een beveiligde remote terminal uw vertaalopdrachten kunnen verwerken, uitvoeren en versturen. Wij updaten onze software continu, waardoor wij altijd werken met de laatste versie. Wij hebben daarnaast afspraken met klanten wat betreft de beveiliging van (het versturen van) bronbestanden en bijbehorende wachtwoorden. Deze worden in aparte, beveiligde e-mails verstuurd.
Zijn uw bestanden erg vertrouwelijk van aard of zijn ze te groot om te uploaden via ons offerteformulier of e-mail (groter dan 10 MB)? U kunt dan gebruik maken van onze beveiligde FTP-server. Door middel van inloggegevens die wij aan u verstrekken krijgt u toegang tot een klantspecifieke pagina in deze omgeving. Hierop vindt de bestandsoverdracht plaats.
Al onze systemen en processen zijn zodanig ingericht dat het risico op een hack of beveiligingsbreuk minimaal is. In het geval van een datalek of verlies van data of gegevens, brengen wij zowel de DPO (Data Protection Officer) als de getroffen klanten direct, doch uiterlijk binnen 24 uur, op de hoogte.
Vertrouwelijkheid
We begrijpen uiteraard dat uw documenten met de grootst mogelijke discretie behandeld dienen te worden. Al onze medewerkers, vertalers en andere resources – denk aan medisch schrijvers, copywriters, dtp’ers en transcribisten – zijn gebonden aan geheimhouding en hebben een non-disclosure agreement (NDA) getekend. Geeft u de voorkeur aan nog meer zekerheid? Dan is het ook mogelijk om een klantspecifieke of project-specifieke NDA op te zetten.
Daarnaast krijgt niemand, buiten uw aangewezen projectmanager en de gespecialiseerde vertaler die wij selecteren voor uw vertaling, uw bestanden te zien.
Anonimisering
Het is bij Vertaalbureau Wilkens ook mogelijk om documenten te anonimiseren alvorens het vertaalproces wordt opgestart. Dat kan een uitkomst bieden voor organisaties binnen de medische sector, waarbij veel met persoonlijke patiëntgegevens wordt gewerkt, of voor bepaalde consultancybedrijven. In dergelijke organisaties moeten vaak documenten vertaald worden die zeer gevoelige informatie bevatten. Anonimisering is dan onontbeerlijk: er moet te allen tijde voorkomen worden dat beursgevoelige informatie zoals eventuele overnames of internationale uitbreiding op straat komt te liggen.
Privacy
Wij nemen de AVG-wetgeving zeer serieus en doen er alles aan om deze te waarborgen. De gegevens die u invult bij het aanvragen van een vertaling, gebruiken wij uitsluitend voor de aflevering en de financiële en administratieve afhandeling van uw vertaalopdracht. Uw data en gegevens blijven bewaard zolang redelijkerwijs noodzakelijk is om u van onze diensten en producten te voorzien. Op uw nadrukkelijke verzoek kunnen we bestanden en gehele accounts onmiddellijk verwijderen.
Meer informatie? Lees dan meer over ons privacybeleid. Heeft u daarna nog vragen? Neem dan vooral contact met onze medewerkers op, zij vertellen u graag over alle mogelijkheden.
Certificeringen
Deze certificering heeft betrekking op onze kwaliteitsprocedures. Onze medewerkers werken volgens dit kwaliteitssysteem, waarin elke stap van onze interne processen gedetailleerd beschreven is: ook de klachtenprocedures en de werkwijze voor onvoorziene situaties.
Deze norm is specifiek voor vertaaldiensten en toont aan dat wij voldoen aan internationale standaarden. Deze certificering is een bekroning van de werkwijze die we bij Wilkens al decennialang volgen.
Dit certificaat is internationaal erkend in de medische industrie, en in de sector van de medische apparatuur in het bijzonder. Aangezien wij als enige vertaalbureau in Nederland aan deze norm voldoen, komen bepaalde procedures die klanten met een expertise in medische apparatuur zouden moeten doorlopen met andere, niet-gecertificeerde bureaus, te vervallen. U hoeft ons dus niets uit te leggen.
Vertaaltechnologie
Wat ook bijdraagt aan de kwaliteit van Vertaalbureau Wilkens is het feit dat we werken met de modernste CAT-tools (Computer-Aided Translation) en speciale vertaaltechnologie, waarin vertaalgeheugens en terminologiedatabases zijn geïntegreerd. Deze software biedt bijvoorbeeld ook ingebouwde woordenboeken en zoekfunctionaliteiten en zorgt er tevens voor dat, indien gewenst, meerdere vertalers tegelijkertijd aan dezelfde tekst kunnen werken. Als klant merkt u daar niets van, alleen het resultaat. Deze voordelen worden alleen maar groter naarmate we meer teksten voor u vertalen.
Een vertaalgeheugen werkt eenvoudig. Elke zin, zowel het origineel als de vertaling, wordt opgeslagen in een klantspecifieke database: het vertaalgeheugen. Wanneer we meer vertaalopdrachten voor u uitvoeren, worden de voordelen van dit vertaalgeheugen steeds groter.
Hebben we al eerder een bepaalde zin voor u vertaald? Dan wordt deze automatisch overgenomen uit het vertaalgeheugen. De vertaler kan daardoor sneller en goedkoper werken. Uw vertalingen worden tevens consistenter. Wanneer een nieuwe zin lijkt op een eerder vertaalde zin, geeft het vertaalgeheugen een suggestie voor een vertaling. De vertaler hoeft dan nog maar enkele woorden zelf te vertalen. Ook dit levert tijd- en kostenbesparingen op.
Een terminologiedatabase, ook wel glossary of termbase genoemd, bevat al uw specifieke terminologie (per taal). In een dergelijke database kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat het Engelse woord ‘doctor’ altijd met ‘arts’ vertaald dient te worden, en niet met het woord ‘dokter’.
Deze database heeft voor u als klant ook vele voordelen. Zo heeft u meer controle op uw vertalingen, omdat we altijd de terminologie van uw voorkeur gebruiken. Dit heeft ook invloed op de consistentie van de vertalingen. Daarnaast hoeven vertalers minder termen op te zoeken, waardoor zij sneller kunnen werken. Dit heeft ook een positief effect op de kosten van uw vertaling.
Ervaar het zelf
Overtuigd van de ervaring en kwaliteit van Vertaalbureau Wilkens? Ga dan direct aan de slag met uw (ver)taalproject en neem contact op met onze medewerkers of vraag een vrijblijvende offerte aan.
De voordelen van Vertaalbureau Wilkens
- Native speaker voor elke taal
- Service op maat
- Het enige ISO 13485-gecertificeerde vertaalbureau in Nederland
